POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ DE VELANTE

La protection et la confidentialité des renseignements personnels sont d’une importance primordiale pour Velante. À ce titre, Velante a élaboré des politiques sur la protection des renseignements personnels pour l'aider à s'assurer que les renseignements recueillis et qui lui sont divulgués sont traités de manière appropriée et conformément à la législation applicable.
 

Que sont les « renseignements personnels »?

La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (« LPRPDE ») définit ainsi le renseignement personnel : « Tout renseignement concernant un individu identifiable, à l’exclusion du nom et du titre d’un employé d’une organisation et des adresse et numéro de téléphone de son lieu de travail. »

Les renseignements personnels sur la santé font également partie des renseignements personnels d’une personne. En général, les renseignements personnels sur la santé désignent tout renseignement identificatoire au sujet d’une personne lorsque les renseignements ont trait à la santé ou aux antécédents de santé de la personne, à ses antécédents familiaux ou à des détails concernant la prestation de soins de santé.
 

Quel type de « renseignements personnels » la présente politique de confidentialité couvre-t-elle?

Velante assure des services de soutien des technologies de l’information, de mise en place et d’infrastructure aux clients. Voici les renseignements personnels auxquels Velante pourrait accéder ou qu’elle pourrait recueillir :

  • Renseignements personnels appartenant à des clients ou ayant trait à ces derniers;
  • Renseignements personnels traités par Velante dans le cadre d’un service au client;
  • Renseignements personnels contenus dans des systèmes pour lesquels Velante assure les services de soutien des technologies de l’information ou qu'elle maintient comme un service.
     

Qui est responsable de la protection des renseignements personnels à Velante?

L’agent de protection des renseignements personnels de Velante est responsable de la protection des renseignements personnels de Velante. Voici ces responsabilités :

  • Maintenir et mettre à jour les politiques et procédures de protection des renseignements personnels de Velante
  • Prendre les mesures qui s'imposent en cas d'atteinte à la vie privée
  • Répondre aux plaintes relativement à la protection des renseignements personnels
  • Promouvoir la sensibilisation à la protection des renseignements personnels au sein de Velante
  • Assurer la conformité aux politiques de protection des renseignements personnels de Velante
  • Assurer la conformité à la législation sur la protection des renseignements personnels
  • Répondre aux demandes d’information concernant les procédures de traitement des données de Velante
     

Résumé des politiques de protection des renseignements personnels de Velante

  • Tous les employés et les tiers sous-traitants travaillant pour Velante sont sensibilisés à l’importance de la protection et de la confidentialité des renseignements personnels grâce à de la formation et à l'examen obligatoire des politiques de protection des renseignements personnels de Velante.
  • Une évaluation de la protection des renseignements personnels doit être effectuée pour tout programme ou tout projet auquel Velante participe, qui a trait à des renseignements personnels et confidentiels (y compris des renseignements personnels).
  • Les atteintes à la protection de la vie privée sont signalées à l’agent de protection des renseignements personnels qui mettra en œuvre la procédure touchant les atteintes à la protection de la vie privée afin d’évaluer, d’atténuer les atteintes et d’y remédier (y compris l’application des exigences législatives au besoin).
  • Les plaintes touchant la protection des renseignements personnels sont signalées à l’agent de protection des renseignements personnels de Velante qui mettra en œuvre la procédure pour répondre aux plaintes et les résoudre (y compris l’application des exigences législatives au besoin).
  • Le cas échéant, les renseignements personnels doivent être détruits d’une manière sécuritaire et confidentielle.
  • Velante mettra en place des garanties physiques et techniques appropriées à la nature délicate des renseignements recueillis par Velante ou qui lui sont divulgués. Cela comprend le contrôle de l’accès aux renseignements personnels et le stockage de ces derniers en un lieu contrôlé et sûr.
  • Les renseignements privés et confidentiels (cela comprend les renseignements personnels) doivent être traités conformément à la Politique relative à l’utilisation et au traitement appropriés des renseignements privés et confidentiels de Velante. Cette politique précise que les renseignements personnels doivent :
    • être utilisés uniquement pour les buts pour lesquels ils ont été recueillis ou divulgués à Velante;
    • ne jamais être divulgués à des personnes non autorisées sans le consentement explicite du propriétaire des renseignements;
    • ne sont accessibles qu’au besoin;
    • ne sont accessibles qu’avec la permission des clients de Velante;
    • ne sont accessibles qu’au besoin, et l’accès doit être limité à la quantité minimale de renseignements qu’il faut pour exécuter l’activité;
    • n'être transmis ou transportés qu’à l’aide des méthodes approuvées;
    • ne jamais être divulgués à des personnes non autorisées;
    • être détruits d’une manière sûre et confidentielle;
    • être conservés uniquement pour la période nécessaire à l’exécution du but pour lequel les renseignements ont été recueillis ou divulgués à Velante ou selon les exigences de la législation applicable.
       

Avec qui dois-je communiquer si j’ai une plainte concernant le traitement de mes renseignements personnels?

Si vous voulez porter plainte concernant le traitement par Velante de vos renseignements personnels, communiquez avec l’agent de protection des renseignements personnels de Velante à l’adresse Privacy@Velante.com ou avec l’organisme responsable de la coordination de la protection des renseignements personnels de votre région. Si vous avez besoin d’aide pour déterminer avec qui communiquer, n’hésitez pas à vous adresser à l’agent de protection des renseignements personnels de Velante.
 

Avec qui dois-je communiquer pour obtenir de plus amples renseignements?

Pour obtenir de plus amples renseignements concernant les politiques et procédures de Velante, communiquez avec l’agent de protection des renseignements personnels : Privacy@Velante.com.